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县档案局(地方志办、馆)机关行政事务管理制度
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  县档案局(地方志办、馆)机关行政事务管理制度

  为了进一步加强局机关制度化、规范化建设,结合我局实际,特制定本制度。

  文书传递制度

  一、收文处理

  1、凡局内收文,由文书统一接收、登记,及时送交主任、局长签阅和阅示并速传各有关各室处理。参加各种会议带回的文件和资料,统一交办公室,由文书处理。

  2、在文件运行过程中,交办、收回时间和各科留存的文件责任人必须履行签字手续。各科及个人不得私自保存应该存档的文件。文书要及时收回各科留存的应存档文件。

  二、发文处理

  1、发文程序:凡以局的名义制发和转发的文件,按照业务范围,分别由有关股室拟稿,交局办公室形成文件签印稿。经局长签发的文稿由文书统一编号、登记。

  2、局办公室文件处理完毕后,要及时做好文件报送和分发工作,并按立卷要求,把发文原稿和有关材料整理好,交档案员存档。

  局办公室业务工作督办制度

  一、办公室负责各级领导机关和上级业务部门交办、催办事项及局长办公会决定的局内行政、业务工作的督办。

  二、督办工作要逐项工作列出时间要求,做好督促检查,协调落实。

  三、督办工作要做到跟踪问效,明确责任,及时反馈。

  四、限期没有完成的工作要逐项说明,提出督办意见

  信访工作制度

  一、局信访工作领导小组负责抓好信访工作的正常开展,日常工作由局办公室负责,领导小组要视工作情况,定期不定期召开会议研究工作。

  二、对信访、上访人员要认真登记,热情接待,不准刁难来访人员。

  三、对来访人员要认真听取意见,并根据情况及时做出答复,能解决的尽快解决,不能一时解决的,要及时向来人说明情况,并明确答复解决日期。

  立卷归档制度

  一、归档范围

  1、本单位负责召开班子会、支委会记录、纪要等会议材料;本局颁发的各种正式文件;本局工作计划、总结、报告、统计报表,人事、组织工作文件材料及业务活动中形成的专业文件材料;局领导在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;有关局馆人员编制、机构设置、股室与岗位职能、干部聘任、表彰奖励、处理处分材料及各种规章制度;合同、协议、资产等有关方面的凭证、帐册等;重要的来信来访、党费收缴存根、简报等。

  2、上级业务主管部门、上级或同级非隶属关系的部门颁发的,需贯彻执行的法规性文件或本局联系、协商工作的重要来往文件材料;上级部门转发本局的文件、本局代上级部门拟制并被采用的文件材料底稿和印本以及上级各部门检查局馆工作形成的各种重要文件材料。

  3、下级业务部门重要问题的请示与本局的批复,典型材料、工作目标考核材料、档案管理定升级审批材料、系统人员名册、专题统计、调查材料等。

  二、归档文件材料的质量要求

  1、起草、修改、签批文件禁止用铅笔。

  2、修改、签批文稿要在稿纸右侧,不得占用装订线。

  三、归档时间与职责

  归档范围内的文件材料,用印完毕与底稿一并由文书保存,并于每年5月底前做好归档工作。

  卫生管理制度

  一、局机关干部要养成良好的卫生习惯,不准随地吐痰,乱扔废纸,不得在办公场所抽烟。

  二、各股室要搞好室内卫生,坚持每周五打扫卫生制度,室内达到柜架、桌椅整齐,窗明几净,做到无纸屑、无遗物,墙壁无污迹,

  三、门厅走廊、楼梯每天清洁工清扫一次,卫生间由清洁工每天清扫一遍,每周消毒一次,做到池内无污物,无异味。

  四、局办公室定期对各股室卫生情况进行检查。

  安全保卫工作制度

  一、加强局馆院内治安、防范工作,落实责任、严加管理,做好防盗保密工作,确保安全。

  二、加强对外来人员的管理,完善接待制度,严禁闲散人员入馆。

  三、对馆库及院内设施定期检查,发现问题及时整改处理。

  四、档案馆内严禁烟火,馆库内严禁放置易燃易爆物品。

  五、禁止乱拉乱扯电线,杜绝火灾隐患,库房内电源要有专人负责。

  六、各类消防器材实行挂牌管理,专人负责,管理股每月检查一次,并对各类灭火器材登记造册,需要更换要及时向局办公室报告。

  七、做好节假日干部值班保卫工作,落实好馆库内安全防范,定时对馆区进行巡查,发现问题及时处理、汇报。

  八、局办公室要定期不定期对安全保卫工作进行检查,发现问题及时处理。

  财务管理制度

  一、严格遵守国家财经纪律,贯彻执行财政法律、法规,严守财务制度,认真按照财经纪律规定开支各项经费,实行专款专用。

  二、明确分工和职责。办公室是负责局财务工作的职能科室,办公室主任要协助局长做好经费的统筹与安排,做到开支合理,保障有力。

  三、局机关一切财务开支,必须贯彻勤俭节约的方针,坚持少花钱,多办事的原则,厉行节约,从严掌握,充分发挥资金的使用效能。

  四、经费开支严格执行一支笔审批。所有支出需经办公室主任审核签字后,再经主管领导签字报销。大额资金使用由局班子会议研究确定。

  五、认真按现金管理规定办事,金库不准超规定存放现金,凡能用支票的不用现金。大款项必须转账支付。

  六、财会人员要按照《会计法》履行好自己的职责,协助局领导搞好财务管理。及时进行会计核算,及时完成领导交办事项,发现财务管理中的漏洞或损失浪费现象,财会人员或办公室主任应向局领导提出加强财务管理的合理化建议。

  七、会计账、表、证应准确,全面,符合规定,每月要及时编制财会报表,及时搞好年度会计资料归档工作。做到每季向主管领导、年终向局班子会报告一次财务收支情况。

  请销假和考勤制度

  为加强局机关作风建设,严明工作纪律,确保各项工作任务的顺利完成,特制定本制度。

  一、事假、病假

  (一)事假

  1、干部职工本人有事需请假的,由本人提出书面申请,1天由所在股室负责人批准,请假3天以内须经分管局长批准,请假3天(含3天)以上经局长批准,请假条报局办公室登记备案。

  2、股室负责人请假由本人提出书面申请,3天以内由分管局长批准,3天(含3天)以上由局长批准,请假条报局办公室备案。

  3、班子成员请假,由局长批准。

  4、特殊情况来不及事前请假的,需电话告假,同时,事后要及时补假,并向有关领导说明情况,否则按旷工处理。

  (二)病假

  1、职工患病请假,需提出书面申请并附县各主要医院诊断证明,一天向本科室负责人请假;

  2、5天(含5天)以内向分管局长请假,5天以上向局长请假,请假条报局办公室登记备案;

  3、病假休息一个月以上,或长期休病假者和常年有病不能坚持正常工作者,休息期间的福利待遇等按有关规定处理。

  二、销假

  假期满后,应按时上班并及时到局办公销假。如需续假,要在原定假期满前提出申请,并按请假的程序履行手续后方为有效,未经批准,不得无故超假。

  三、考勤

  (一)干部职工要县政府统一安排的作息时间按时上下班,上午9点前、下午三点前须到局办公室签到。

  (二)股室人员在工作期间因公开或其它原因需全部离开单位时,最后一位离开单位的人员要告知办公室,并说明去向。

  (三)干部职工因公外出,需告知局办公室,办公室要做好登记。

  (四)干部职工考勤由局办公室每月汇总一次,并进行公布。

  四、责任追究

  (一)请假未经批准,不得擅自离开工作岗位,否则按旷工处理。

  (二)超过准假期限不能按时返回工作岗位,又无正当理由的,按旷工论处。

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